ΕΠΕΞΗΓΗΜΑΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΚΛΟΓΕΣ ΤΗΣ ΠΕΜΠΤΗΣ 2 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 2021

Οι αρμοδιότητες των Διοικητικών Οργάνων του PEN GREECE αναγράφονται στο καταστατικό του το οποίο είναι αναρτημένο στην ιστοσελίδα του σωματείου:  https://pen-greece.org/katastatiko/

Ωστόσο, δεδομένου ότι αυτές είναι οι πρώτες αρχαιρεσίες του σωματείου, μπορείτε να διαβάσετε παρακάτω περισσότερα για τις αρμοδιότητες των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, της Ελεγκτικής Επιτροπής και του Πειθαρχικού Συμβουλίου, σύμφωνα με τις έως τώρα εμπειρίες της προσωρινής διοίκησης.

Διευκρινίζεται ότι οι αρμοδιότητες του κάθε ρόλου είναι ενδεικτικές και δεν είναι απαραίτητη η υιοθέτησή τους από την εκλεγμένη διοίκηση με τη συγκεκριμένη κατανομή. Όμως οι αρμοδιότητες στο σύνολό τους είναι αναγκαίες για την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία του σωματείου.

 

 

ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

7 + 2 αναπληρωματικά μέλη

Ο/Η Πρόεδρος του Δ.Σ.:

  • δικτυώνεται και επικοινωνεί σε συναντήσεις είτε online είτε διά ζώσης με φυσικά ή νομικά πρόσωπα, φορείς, οργανισμούς, σωματεία κ.λπ.
  • ταξιδεύει στο εξωτερικό αντιπροσωπεύοντας το PEN GREECE όποτε χρειαστεί.
  • δικτυώνεται και επικοινωνεί με τους Προέδρους των άλλων PEN CENTERS και ενημερώνει το Δ.Σ. του PEN GREECE  για τις συνομιλίες και την πορεία των συναντήσεων.
  • αναζητά προγράμματα και ευκαιρίες χρηματοδοτήσεων και χορηγιών, και, σε συνεργασία με τον/την Αντιπρόεδρο και τον/την Γραμματέα, αναπτύσσει συγκεκριμένα θεματικά σχέδια με σκοπό την εξεύρεση χρηματοδοτικών πόρων προς όφελος του σωματείου.
  • συνδράμει στην εξωστρέφεια του σωματείου, στην επικοινωνία και την προώθηση της εικόνας και των δράσεων του σωματείου, γράφοντας ανά τακτά χρονικά διαστήματα ένα άρθρο με τα νέα του PEN GREECE στον ιστότοπο pen-greece.org (Editorial).
  • εκπροσωπεί το PEN GREECE στα ΜΜΕ (τηλεόραση, ραδιόφωνο, έντυπος και ψηφιακός Τύπος κ.λπ.) και εφόσον αδυνατεί αναλαμβάνει ο/η Αντιπρόεδρος.

 

 

Ο/Η Αντιπρόεδρος του Δ.Σ.:

  • όταν του/της  ζητηθεί  ή ο/η Πρόεδρος αδυνατεί, δικτυώνεται, επικοινωνεί, εκπροσωπεί, αντιπροσωπεύει το PEN GREECE (συναντήσεις, παρουσιάσεις, συνεντεύξεις, συνέδρια, δράσεις επικοινωνίας και προβολής κ.λπ., διά ζώσης ή ψηφιακά.)
  • είναι υπεύθυνος/η για την ομαλή υλοποίηση των εγκεκριμένων δράσεων ή/και προγραμμάτων: συντονίζει την υλοποίηση των δράσεων, συμβάλλει στην εξασφάλιση και βελτιστοποίηση συνεργειών, συνεργάζεται με τους εκάστοτε υπεύθυνους των δράσεων, παρακολουθεί συστηματικά την πορεία των δράσεων, συμμετέχει στη σύνταξη αναφορών απολογισμού των δράσεων σε μηνιαία, τριμηνιαία, εξαμηνιαία και ετήσια βάση, συμμετέχει στην αξιολόγηση επιμέρους δράσεων, συμβάλλει στη διεξαγωγή ερευνών για την εκτίμηση των αναγκών για την υλοποίηση προγραμμάτων και δράσεων, τηρεί φάκελο με επικαιροποιημένα στοιχεία για το πλήρες ιστορικό των δράσεων που υλοποιούνται, διατηρεί, επικαιροποιεί και εμπλουτίζει το κεντρικό αρχείο του PEN GREECE (κεντρικό αρχείο επαφών, χαρτογράφηση φορέων/οργανισμών, έρευνες, αναφορές, απολογισμοί δράσεων, αξιολογήσεις κ.λπ.) – σε συνεργασία με τον/τη Γραμματέα και τον/την Ταμία.
  • συμμετέχει στην οργάνωση και δημιουργία παρουσιάσεων με στόχο την εξωστρέφεια και την προβολή του PEN GREECE, του προγράμματος και των δράσεών του.
  • υποστηρίζει τις ευρείες δραστηριότητες επικοινωνίας του PEN GREECE, επικοινωνεί με φορείς για την προβολή του σωματείου και του έργου του, επιβλέπει συνολικά την επικοινωνία με όλα τα ΜΜΕ, έντυπα και ψηφιακά, παραδοσιακά και μη, σε συνεργασία με τον/τη Γραμματέα.

 

Ο/Η Γραμματέας του Δ.Σ.:

  • διατηρεί και χειρίζεται την αλληλογραφία με το PEN INTERNATIONAL, και ενημερώνει το Δ.Σ. για ό,τι θεωρεί σημαντικό.
  • παρακολουθεί online συζητήσεις των επιτροπών του PEN International, και ενημερώνει για αυτές το Δ.Σ.
  • συντάσσει δελτία τύπου, άρθρα, και λοιπές ανακοινώσεις για τις δράσεις και τα προγράμματα του PEN GREECE, και μετά την έγκριση από το  Δ.Σ., τα προωθεί  στο Μέλος 1 του Δ.Σ. και κατά το δοκούν μεριμνά για την ευρύτερη δημοσίευσή τους στα ΜΜΕ.
  • μεταφράζει σημαντικά δελτία τύπου και ενημερώσεις του PEN International στα ελληνικά, και μετά την έγκριση του Δ.Σ. φροντίζει για τη δημοσίευσή τους – σε συνεργασία με το Μέλος 1 του Δ.Σ.
  • δικτυώνεται με εγχώρια και διεθνή ΜΜΕ, διατηρεί επαφές με δημοσιογράφους, οργανώνει συνεντεύξεις ή/και άλλες δράσεις επικοινωνίας  για τον/ την Πρόεδρο ή τον/την Αντιπρόεδρο.
  • επικοινωνεί, ενημερώνει και καλωσορίζει τα νέα μέλη του PEN GREECE. Παραλαμβάνει τα βιογραφικά και τα απαραίτητα στοιχεία τους (ελληνικά & αγγλικά) και  τα στέλνει στο Μέλος 1 του Δ.Σ για τη δημοσίευσή τους στην ιστοσελίδα του PEN GREECE.
  • τηρεί τα πρακτικά των συνελεύσεων του PEN GREECE, και τα μεταφράζει στα αγγλικά, τηρώντας το αρχείο για το PEN International.
  • συντάσσει και επιμελείται τις αναφορές (reports) προς το PEN International, ανά τακτά χρονικά διαστήματα, για τις δράσεις και τα προγράμματα του PEN GREECE, και εφ’ όσον εγκριθούν από το  Δ.Σ. τα προωθεί στο PEN International.
  • συνεργάζεται με τον/την Πρόεδρο και τον/την Αντιπρόεδρο για τη συγγραφή αιτημάτων χορηγίας και χρηματοδότησης, την ανάπτυξη συγκεκριμένων θεματικών σχεδίων χορηγίας, την προσέλκυση νέων χορηγών, την εκπόνηση ατζέντας νέων δράσεων, την επικοινωνία με φορείς και οργανισμούς, τον συντονισμό και την εκτέλεση δράσεων και προγραμμάτων, τον σχεδιασμό και την εκπόνηση ολοκληρωμένου πλάνου επικοινωνίας, προβολής και διάχυσης του PEN GREECE, στην Ελλάδα και το εξωτερικό.

 

 

 

Ο/Η Ταμίας του Δ.Σ.:

  • λειτουργεί τον τραπεζικό λογαριασμό του σωματείου, στον οποίο έχουν πρόσβαση και ο/η Πρόεδρος και ο/η Αντιπρόεδρος.
  • συνεργάζεται στενά και είναι σε συνεχή επικοινωνία με το λογιστικό γραφείο του PEN GREECE.
  • επικοινωνεί με τα υποψήφια μέλη του PEN GREECE και παρέχει τις απαραίτητες διευκρινίσεις σχετικά με την πληρωμή της εγγραφής τους (εφόσον έχει τα στοιχεία τους από τα ΜΕΛΗ 2& 3 (υπεύθυνα για την πρόσκληση νέων μελών για εγγραφή).
  • εκδίδει αποδείξεις για συνδρομές μελών, τις στέλνει στα μέλη και στο λογιστικό γραφείο.
  • σε συνεργασία με τον Νομικό Σύμβουλο του PEN GREECE, συντάσσει τις συμβάσεις έργου για τις διαφορετικές δραστηριότητες και ανάγκες του σωματείου (εγκεκριμένες δράσεις, προγράμματα κ.λπ.), συντάσσει τις αποφάσεις πληρωμής και προχωρά στην πληρωμή των υπευθύνων για το εκάστοτε έργο, εφόσον έχουν εγκριθεί από το Δ.Σ.
  • σε συνεργασία με το λογιστικό γραφείο διενεργεί τον συντονισμό, την επικοινωνία και τον έλεγχο των εγγράφων και τιμολογίων των αναδόχων των έργων.
  • προχωρά σε πληρωμές υποχρεώσεων (ταξίδια, προωθητικές δράσεις, πληρωμές συμβάσεων έργου/υπηρεσιών κ.λπ.) και στέλνει τα τιμολόγια στο λογιστικό γραφείο.
  • τηρεί επικαιροποιημένο και ενημερωμένο αρχείο excel όπου αποτυπώνονται τα έσοδα και τα έξοδα του PEN GREECE, ώστε να έχει τη συνολική εικόνα του ταμείου του PEN GREECE.
  • συντάσσει και προωθεί στο Δ.Σ. μηνιαία αναφορά (report) με τη λογιστική κατάσταση του PEN GREECE.
  • συνεργάζεται με τον/την Πρόεδρο, τον/την Αντιπρόεδρο και τον/την Γραμματέα για τη συγγραφή αιτημάτων χορηγίας και χρηματοδότησης, την ανάπτυξη συγκεκριμένων θεματικών σχεδίων χορηγίας και την προσέλκυση νέων χορηγών.

 

 

Μέλος 1:

  • διαχειρίζεται την ιστοσελίδα, τα social media και το newsletter (mailchimp) του PEN GREECE.
  • έχει πρόσβαση και ενημερώνει την ιστοσελίδα pen-greece.org (ενδεικτικά: βιογραφικά μελών, ειδήσεις, ενημερώσεις κλπ), με τα αρχεία που του στείλει ο/η Γραμματέας.
  • συνεργάζεται με τον/την Ταμία, υλοποιεί διαφημιστικές καμπάνιες στα social media εφόσον έχουν εγκριθεί από το Δ.Σ.
  • επικοινωνεί και συνεργάζεται με την εταιρεία τεχνικής υποστήριξης του PEN GREECE. 
  • σε συνεργασία με τον/την Γραμματέα, διατηρεί, εμπλουτίζει και ενημερώνει το αρχείο με τις επαφές του PEN GREECE, στοχεύοντας στην όσο το δυνατόν μεγαλύτερη διάχυση των δράσεων και των προγραμμάτων του σωματείου.
  • σε συνεργασία με τον/την Γραμματέα, εφόσον του ζητηθεί και εφόσον έχει τη δυνατότητα,  συγγράφει, επιμελείται και δημοσιεύει το εκάστοτε περιεχόμενο (συμπεριλαμβάνονται δελτία τύπου, άρθρα, newsletters, ανακοινώσεις κ.λπ.) στα διαφορετικά κανάλια επικοινωνίας του PEN GREECE (social media, newsletter, ιστοσελίδα).

 

 

 Μέλη 2 & 3:

  • αποτελούν τους Πρέσβεις (ambassadors) του PEN GREECE.
  • επικοινωνούν και προσελκύουν υποψήφια προς ένταξη  μέλη στο PEN GREECE.
  • επιδιώκουν τις συζητήσεις αναφορικά με το PEN GREECE  σε όποιες πολιτιστικές εκδηλώσεις βρεθούν, κατά το δοκούν.
  • παρέχουν σε όποιον τους ζητηθεί εξειδικευμένες πληροφορίες που αφορούν στο σωματείο, την Ιστορία του PΕΝ International και το διεθνές δίκτυο των PEN Centers, στους καταστατικούς στόχους, στις δράσεις και τα προγράμματα του PEN GREECE.
  • διακινούν πληροφορίες προς όφελος του σωματείου.
  • προωθούν την εικόνα του σωματείου, των δράσεων και των προγραμμάτων του προς κάθε δυνατή κατεύθυνση.
  • παρακολουθούν τα τεκταινόμενα -εγχώρια και διεθνή- στον ευρύτερο χώρο της λογοτεχνίας και της ελευθερίας της έκφρασης, και ενημερώνουν το Δ.Σ. ( π.χ. residencies, βραβεία, καινοτόμες δράσεις, επίκαιρα ζητήματα).
  • συνδράμουν, εφόσον τους ζητηθεί από το Δ.Σ. και εφόσον έχουν τη δυνατότητα στην εύρυθμη λειτουργία του PEN GREECE (ενδεικτικά: δελτία τύπου, αιτήματα χορηγίας και χρηματοδότησης, ανάπτυξη θεματικών, προσέλκυση νέων χορηγών, ανάπτυξη προτάσεων, σχεδιασμός και εκτέλεση δράσεων και προγραμμάτων κ.λπ.).

 

 

ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

3 + 2 αναπληρωματικά μέλη

Η Ελεγκτική Επιτροπή μπορεί ανά πάσα στιγμή να ζητήσει στοιχεία για την οικονομική διαχείριση του σωματείου από τον/την Ταμία και συντάσσει και υποβάλει στη γενική συνέλευση το πόρισμά της.

 

ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΠΕΙΘΑΡΧΙΚΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ

5 + 3 αναπληρωματικά μέλη

Το Πειθαρχικό Συμβούλιο αναλαμβάνει υποθέσεις της αρμοδιότητάς του, έπειτα από σχετική απόφαση του Δ.Σ.